Een congres organiseren is niet zomaar iets. Je moet álles regelen. Uitnodigingen, sprekers, lunches, diners, folders, brochures, apparatuur en natuurlijk de congreslocatie. De congreslocatie is van belang voor de uitstraling van je congres. Je wilt natuurlijk niet dat jouw congres over, ik noem maar wat, medische aansprakelijkheid, gehouden wordt in een achterafzaaltje van de lokale bowlingbaan. Dat zal gerust een gezellige plek zijn, maar echt vertrouwenwekkend is het niet. Daarom is het vinden van de juiste congreslocatie het allerbelangrijkst.
Waar moet een congreslocatie aan voldoen?
Een congreslocatie moet aan nogal wat eisen voldoen. De locatie an sich is van belang. Komen er mensen uit heel Nederland naar je congres, zorg dan dat de locatie centraal in het land ligt. Komen er mensen speciaal ingevlogen? Zorg dan dat de congreslocatie niet te ver bij het vliegveld of goede hotels vandaan ligt. Ook is het belangrijk dat er voldoende en goede apparatuur aanwezig is op de locatie. Je wilt, ook tijdens een congres, natuurlijk je speeches kunnen laten ondersteunen door beeld en misschien ook wel door geluid. Als je dan zelf nog moet gaan lopen zeulen met allerlei apparatuur, is de kans groot dat je net dat ene kabeltje vergeet. Verder is het belangrijk dat het personeel van een congreslocatie weet hoe het werkt. Op afgesproken tijden koffie, thee, lunch, diner en verder graag niet storen.
Kan ik niet gewoon een congres organiseren op kantoor?
Natuurlijk kan dat! Je hoeft van mij geen speciale congreslocatie te regelen. Maar hou er rekening mee dat je, wanneer je het congres op kantoor gaat houden heel veel zelf moet gaan regelen. Niet alleen koffie, thee, lunch en diner. Maar je moet ook zorgen dat de toiletten goed schoon zijn en blijven. Je moet zorgen dat iedereen comfortabel kan zitten. En ook moet je ervoor zorgen dat je tussendoor niet gestoord wordt. En dat blijft toch lastig in een kantoor. De telefoon blijft gaan, je medewerkers willen iets vragen… Noem maar op.
Wat zijn de voordelen van een congreslocatie?
Het allergrootste voordeel van een congreslocatie is dat jij je over andere dingen druk kan gaan maken. Heb je de juiste sprekers uitgenodigd? Komen er voldoende mensen? Moeten er brochures worden bijgedrukt? Is de site in orde. Past mijn pak nog? Over alle andere dingen hoef je niet meer na te denken. Dat wordt voor je gedaan. Op die manier kun jij je volledig richten op het komende congres.
